Obtenir le consentement avec les formulaires du RGPD

Si votre entreprise se trouve dans un pays de l'Union européenne (UE) ou si vous traitez les données personnelles de citoyens de l'UE, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vous concerne.

Lorsque vous utilisez le consentement comme fondement juridique pour le traitement des données, le RGPD exige que le consentement soit donné librement et qu'il soit précis, éclairé et univoque. Vous devez également expliquer clairement comment vous prévoyez d'utiliser les données personnelles de vos contacts. Les formulaires d'inscription de Mailchimp vous aident à rester conforme à cette loi. Nos formulaires facultatifs et adaptés au RGPD comprennent des cases à cocher pour le consentement d'inscription, et des sections modifiables qui expliquent comment et pourquoi vous utilisez des données.

Cet article vous propose de découvrir de quelle façon les formulaires d'inscription peuvent vous aider à respecter le RGPD.

Avant de commencer

Voici ce qu'il faut savoir avant de commencer ce processus.

• L'activation des champs RGPD sur vos formulaires d'inscription ne vous rend pas conforme pour autant. Ce n'est que la première étape du processus.
• Vous pouvez importer des autorisations marketing dans une audience conforme au RGPD si vous collectez et conservez les enregistrements de consentement des contacts en dehors de Mailchimp. Il relève de votre responsabilité de vous assurer que vous pouvez prouver que vos contacts vous ont accordé les autorisations marketing que vous importez.
• Les formulaires contextuels qui utilisent le format de conception Modal (centre aligné), et l'alignement None (Aucun) ou Top (En haut) de l'image sont compatibles avec les champs RGPD.
• Mailchimp met à votre disposition des outils et des ressources informatives, mais ne propose pas d'assistance juridique. Nous vous invitons à vous adresser à votre conseiller juridique pour connaître les implications du RGPD pour votre entreprise.
• Si vous êtes ressortissant de l'UE ou si vous utilisez Mailchimp pour faire votre promotion dans l'UE, consultez la section 20 de nos Conditions d'utilisation générales et notre Déclaration de confidentialité mondiale. Ces politiques contiennent des informations importantes sur la manière dont Mailchimp traite les données en provenance de l'UE et les mesures à prendre si vous conservez des données en provenance de l'UE dans votre compte Mailchimp.

Comment ça marche

La simple activation des champs RGPD sur vos formulaires d'inscription ne vous rendra pas conforme pour autant. Ce n'est que le premier pas d'un processus en plusieurs étapes. Pour recueillir le consentement des nouveaux contacts et des contacts existants, vous devez configurer vos formulaires, créer un segment et envoyer un e-mail de consentement. Voici comment cela fonctionne.

Configurer votre formulaire d'inscription adapté au RGPD

• Activer les champs RGPD
  Activez les champs RGPD dans les formulaires d'inscription de chaque audience affectée par le RGPD.
• Modifier les champs RGPD
  Mailchimp fournit une suggestion d'énoncé pour les champs RGPD afin de faciliter la création de vos formulaires conformes au RGPD. Vous devrez peut-être modifier cet énoncé pour l'adapter à votre plan marketing, alors assurez-vous de le vérifier soigneusement. Si vous choisissez de rédiger vos propres descriptions, veillez à expliquer clairement la raison pour laquelle vous recueillez les données.

Segmenter votre audience par autorisation marketing

Segmentez votre audience en fonction des autorisations marketing que vous recevez via votre formulaire d'inscription. Vous pouvez créer des segments avant de recueillir vos données. Une fois vos segments créés et enregistrés, vous pourrez y accéder à tout moment. Donnez des noms descriptifs à vos segments pour les retrouver facilement.

Recueillez le consentement

Une fois que vos segments sont créés, vous pouvez ensuite collecter le consentement pour envoyer votre marketing à ces contacts. Les nouveaux contacts peuvent s'inscrire via un formulaire publié, mais il vous faudra aussi toucher vos clients existants.

• En provenance des nouveaux contacts
  Après avoir enregistré vos modifications dans le créateur de formulaire, ce formulaire d'inscription comprendra les champs RGPD sur les formulaires publiés compatibles. Les nouveaux contacts utilisant votre formulaire d'inscription pourront donner leur accord explicite pour recevoir vos messages marketing.
• En provenance des contacts existants
  Vous devrez également recueillir le consentement prévu par le RGPD auprès des contacts que vous avez déjà. Envoyez un e-mail à toutes les personnes présentes dans votre audience, leur proposant un lien pour mettre à jour leurs paramètres.

Envoyez vos campagnes

Une fois que vous avez enregistré votre segment de consentement et après que les contacts aient donné leur consentement via un formulaire publié, utilisez-le pour envoyer votre e-mail ou votre campagne publicitaire uniquement à ces personnes.

Champs RGPD

Les champs du formulaire RGPD comportent des cases à cocher permettant à vos contacts de donner leur accord pour recevoir vos messages marketing, ainsi qu’un espace où vous pourrez ajouter les informations nécessaires. Mailchimp propose une suggestion d’énoncé que vous pouvez modifier en fonction de votre plan marketing. Assurez-vous que chaque section décrit avec précision vos activités de marketing.

Ce tableau explique ce que vous devez inclure dans chaque champ.

Quels formulaires sont compatibles avec les champs RGPD ?

Une fois que vous aurez activé les champs de formulaire du RGPD pour votre audience, ces champs seront inclus dans les formulaires d’inscription hébergés pour votre audience, les formulaires intégrés, les formulaires de mise à jour de profil, et les pages de destination d’inscription.

Les champs seront également inclus dans les formulaires contextuels proposant le format Modal et l’alignement None (Aucun) ou Top (En haut) de l’image dans les formulaires contextuels.

Pour trouver les mises en page de formulaire contextuel compatibles avec les champs RGPD pour votre audience, suivez les étapes ci-dessous.

1. Cliquez sur Audience, puis sélectionnez Formulaires d’inscription.
   
2. Faites défiler jusqu’à la mosaïque Formulaire contextuel , puis cliquez sur Formulaire contextuel.
3. Saisissez un nom de formulaire, cliquez sur le menu déroulant Audience , puis sélectionnez l’audience sur laquelle vous souhaitez travailler.
4. Cliquez sur Begin (Commencer).
5. Cliquez sur Layout (Mise en page), puis choisissez une mise en page de formulaire contextuel prise en charge par le RGPD. Ils recevront une notification de prise en charge par le RGPD .
   

Configurer votre formulaire d’inscription adapté au RGPD

Pour utiliser les champs RGPD sur vos formulaires d’inscription, activez-les pour chaque audience qui recueille ou contient les données personnelles des citoyens de l’UE, puis modifiez-les pour refléter vos pratiques marketing.

Activer et modifier les champs RGPD

Une fois que les champs RGPD seront activés pour une audience, ils pourront être affichés et modifiés. Ces champs seront inclus dans la plupart des formulaires d’inscription associés à cette audience, dont les formulaires contextuels, les formulaires d’inscription hébergés, les formulaires intégrés et les pages de destination permettant l’inscription.

Pour activer et modifier les champs RGPD pour votre audience, procédez comme suit.

1. Cliquez sur Audience, puis cliquez sur Audience dashboard (Tableau de bord d’audience).
   
2. Si vous disposez de plusieurs audiences, cliquez sur le menu déroulant Current audience (Audience actuelle) et sélectionnez celle que vous souhaitez utiliser.
3. Cliquez sur le menu déroulant Manage Audience (Gérer l’audience) , puis sur Settings (Paramètres).
4. Dans la section Paramètres , cliquez sur Champs et paramètres du RGPD.
5. Cochez la case en regard de Enable GDPR fields on signup forms (Activer les champs RGPD sur les formulaires d’inscription) .
   
6. Sur la page Préférences marketing RGPD , modifiez vos champs RGPD.
7. Cliquez sur Enregistrer les paramètres du RGPD.

Et voilà ! Une fois que vos formulaires seront utilisés, faites attention aux autres modifications que vous apporterez. Si vous modifiez une option de case à cocher, le consentement que vous avez reçu avant d’effectuer la modification ne sera plus valide et vous devrez reconfirmer votre choix. Si vous souhaitez modifier votre formulaire, nous vous suggérons d’ajouter une nouvelle option ou d’en supprimer une ancienne.

Modifiez les champs du RGPD dans le créateur de formulaire

Une fois les champs RGPD activés, vous pouvez également les modifier à partir du créateur de formulaire. Les modifications que vous apportez dans le créateur de formulaire seront appliquées à la plupart des formulaires d’inscription Mailchimp, dont les formulaires contextuels et les pages de destination compatibles.

Pour modifier les champs RGPD du créateur de formulaire, procédez comme suit.

1. Cliquez sur Audience, puis sélectionnez Formulaires d’inscription.
   
2. Faites défiler jusqu’à la mosaïque Créateur de formulaire , puis cliquez sur Gérer les formulaires.
3. Si vous disposez de plusieurs audiences, cliquez sur le menu déroulant Current audience (Audience actuelle) et sélectionnez celle que vous souhaitez utiliser.
4. Sélectionnez vos paramètres dans le champ Autorisations marketing .

5. Dans la section Field settings (Paramètres de champ) , modifiez vos champs RGPD.
   

   Si vous souhaitez que vos contacts choisissent une option avant de s’abonner, cliquez sur n’importe quel champ, puis cochez la case Required field (Champ obligatoire).

6. Quand vous êtes prêt, cliquez sur Enregistrer les champs.

Segmenter votre audience par autorisation marketing

Après avoir configuré les cases à cocher liées à vos autorisations marketing, segmentez votre audience de façon à envoyer votre e-mail uniquement aux personnes ayant donné leur accord par le biais de votre formulaire d'inscription.

Pour créer et enregistrer un segment dans votre audience, procédez comme suit.

1. Cliquez sur Audience, puis sur All contacts (Tous les contacts).
   
2. Si vous disposez de plusieurs audiences, cliquez sur le menu déroulant Current audience (Audience actuelle) et sélectionnez celle que vous souhaitez utiliser.
3. Cliquez sur le menu déroulant Créer un segment , puis sur Segment standard.
4. Dans le premier menu déroulant, sélectionnez l'étiquette de champ de votre formulaire RGPD. Par défaut, il est étiqueté comme Marketing permissions (Autorisations marketing).
5. Créez un segment distinct pour chaque autorisation marketing. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 conditions pour créer un segment qui inclut les contacts qui ont accepté plusieurs autorisations marketing.
6. Une fois les conditions définies, cliquez sur Preview Segment (Aperçu du segment) pour affiche les contacts qui correspondent à vos conditions.
7. Cliquez sur Enregistrer en tant que segment.
8. Dans la fenêtre contextuelle modale Enregistrer en tant que segment , saisissez le nom de votre segment, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour en savoir plus sur la gestion des segments, consultez l'article Enregistrer et gérer les segments).

Recueillez le consentement

Maintenant que vous avez mis à jour vos formulaires et que vos segments sont configurés, vous pouvez recueillir le consentement des nouveaux contacts et appliquer votre stratégie marketing en conséquence. Cependant, il faut encore que vos contacts existants acceptent vos autorisations marketing. Invitez vos contacts à mettre à jour leur profil grâce à un e-mail de consentement.

Vous pouvez utiliser le modèle d'e-mail que nous avons conçu pour vous aider à créer votre e-mail de A à Z. Envoyez votre e-mail de consentement à l'ensemble de votre audience et veillez à inclure un lien Update Your Preferences (Mettre à jour vos préférences). Le suivi des clics ne fonctionnant pas avec le lien Update Profile (Mettre à jour le profil) ou d'autres balises de fusion générées par le système, vous devez utiliser les champs de formulaire RGPD et les segments pour savoir qui a mis à jour ses paramètres.

Pour recueillir le consentement de vos contacts existants, procédez comme suit.

1. Créez une nouvelle campagne par e-mail.
2. Nommez votre e-mail, puis cliquez sur Begin (Commencer).
3. Dans la section Content (Contenu) , cliquez sur Design Email (Concevoir un e-mail).
   
4. Sur la page Choose your email builder (Choisir votre créateur d'e-mail) , cliquez sur Select (Sélectionner) dans la section Classic Builder (Créateur classique) .
5. Sur la page Select a template (Sélectionner un modèle) , cliquez sur l'onglet Themes (Thèmes) .

6. Cliquez sur le menu déroulant, puis sur Subscriber Alerts (Alertes d'abonnés).
   

7. Cliquez sur le modèle GDPR Subscriber Alert (Alerte d'abonné RGPD).
   

Le modèle comprend une suggestion d'énoncé que vous pouvez modifier. Prévisualisez et testez votre e-mail comme d'habitude et envoyez-le à toute votre audience.

Une fois votre campagne de consentement envoyée, utilisez vos segments Marketing Permissions (Autorisations marketing) pour communiquer uniquement avec les contacts qui ont expressément donné leur accord pour recevoir vos messages marketing. Astuce : vous pouvez désabonner en masse tous les contacts qui ne souhaitent pas recevoir vos communications marketing.

Certaines autorités de l'UE recommandent aux entreprises de rafraîchir leur contenu régulièrement, suggérant la possibilité de continuer à envoyer des e-mails de reconfirmation. Il est important de disposer d'un fondement juridique, comme le consentement ou l'intérêt légitime, pour envoyer un e-mail à un contact.

Sans ce fondement légal conformément au RGPD, il est préférable d'éviter l'envoi d'un e-mail de reconfirmation et de supprimer le contact de votre audience. Comme d'habitude, nous vous invitons à vous adresser à un conseiller juridique afin de rechercher la solution la plus adaptée à votre situation.

Versions des formulaires

Lorsqu'un nouveau contact s'inscrit à votre marketing par le biais d'un formulaire d'inscription hébergé, contextuel ou placé sur une landing page pour votre audience conforme au RGPD, nous enregistrons les informations des différents champs dans une version en texte brut de votre formulaire. Cette version récupère les champs RGPD affichés à votre contact lors de son inscription, vous permettant ainsi de démontrer que vous avez décrit avec précision vos activités marketing. Vous pouvez consulter ces informations à tout moment, sur la page de profil du contact.

Vous pouvez modifier ici les préférences en matière d'opt-in de votre contact, mais nous vous le déconseillons. Si vous décidez de modifier les préférences de votre contact, il est impératif de disposer de son accord explicite et vérifiable.