Was ist Workflow‑Automatisierung?

Was versteht man unter Workflow-Automatisierung?

Bei der Workflow-Automatisierung werden die wichtigsten Schritte eines Prozesses, der traditionell manuell ausgeführt wurde, mithilfe der Erstellung einer Reihe von Regeln automatisiert.

Die Schritte, die anschließend automatisiert werden, werden bisweilen als „wenn-dann“-Handlungen bezeichnet:

• Wenn ein Kunde einen Kauf tätigt, dann erhält er eine Bestellbenachrichtigung.
• Wenn ein Kunde seinem digitalen Warenkorb einen Artikel hinzufügt, die Seite aber verlässt, ohne zur Kasse zu gehen, dann erhält er eine Warenkorbabbruch-E-Mail, die ihn anregt, die Transaktion abzuschließen.

Da derartige Aktionen keine großen Überlegungen erfordern, ist es einfach, sie zu automatisieren. Dadurch wird der gesamte Prozess optimiert und du kannst deine Zeit für andere Aspekte nutzen.

Welche Vorteile hat eine Workflow-Automatisierung?

Durch eine Workflow-Automatisierung kannst du nahezu jeden Prozess effizienter und effektiver gestalten. Indem du dich von einfachen Aufgaben befreist, bleibt dir mehr Zeit und mentale Energie für die Führung und den Ausbau deines Geschäfts. Vorteile kannst du sowohl im Hinblick auf deinen Betrieb, als auch im Hinblick auf das Teammanagement erkennen.

Dies sind einige Vorteile von Workflow-Automatisierung:

1. Verbessere Klarheit und Einheitlichkeit

Die Workflow-Automatisierung standardisiert die Schritte eines Prozesses und richtet sie an einem definierten Aufgabenpfad aus. Sobald dieser Pfad festgelegt ist, wird er zu einem Leitfaden für alle Personen, die am jeweiligen Projekt beteiligt sind. Jeder hat die Möglichkeit, sich auf das Design des Workflows zu beziehen, um zu sehen, welcher Schritt als Erstes kommt, was dieser Schritt auslöst, was als Nächstes kommt und so weiter.

Diese Art von Klarheit ist für die vielbeschäftigten Teams von heute wesentlich. Ohne diese Klarheit besteht stets die Gefahr, dass ein kritischer Schritt ausgelassen wird. Bei einer Workflow-Automatisierung ist alles klar definiert, mit Spezifikationen und einem „wenn-dann“-Ablauf – bei dem viele Ergebnisse automatisch erzielt werden.

2. Ordne Verantwortlichkeiten zu

Verantwortlichkeiten sind wichtig für jedes Team. Wenn du die Verantwortlichkeit am Arbeitsplatz verbesserst, verbesserst du damit auch:

• Die Mitarbeiterleistung
• Teilnahme und Beteiligung
• Kompetenzgefühle
• Arbeitseinsatz
• Teammoral

Wenn du eine Workflow-Automatisierung einrichtest, delegierst du damit bestimmte Aufgaben an dein automatisiertes System. Wenn Aufgaben menschliche Beiträge oder Genehmigungen erfordern, werden sie an eine bestimmte Person weitergeleitet. Das Wohlbefinden der Mitarbeiter wird gesteigert, da jeder weiß, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist.

Und da die Automatisierung routinemäßige, manuelle Prozesse übernimmt, sind die verbleibenden Aufgaben, die von Mitarbeitern erfüllt werden, wesentlich interessanter.

3. Steigere die Arbeitszufriedenheit

Laut Insights Deloitte ist sinnvolle Arbeit einer der wichtigsten Aspekte für die Mitarbeiterbindung. Mehr als 40 % aller arbeitssuchenden Arbeitnehmer gaben an, dass sie auf der Suche seien, weil sie in ihrer derzeitigen Situation ihre Fähigkeiten nicht gut einsetzen könnten. Weitere 27 % gaben an, dass sie bei der Arbeit unterfordert seien.

Wenn du alltägliche, banale Aufgaben automatisierst, haben deine Mitarbeiter mehr Zeit für stimulierende und geistig anspruchsvolle Aufgaben. Anstatt Zeit mit der Terminplanung von Nachrichten zu verbringen, können sie strategische Initiativen entwickeln und sich über die neuesten Best Practices informieren. So erfüllen sie tatsächlich die Aufgaben, für die sie eigentlich eingestellt wurden und es wird wahrscheinlicher, dass du sie binden kannst.

4. Steigere die Produktivität

Jedem Unternehmen steht eine begrenzte Anzahl an Mitarbeiterstunden zur Verfügung, unabhängig davon, wie groß das Team ist. Da die Workflow-Automatisierung dein Team von redundanten Aufgaben befreit, kann es diese Zeit nutzen, um anspruchsvollere Aufgaben zu erledigen.

Das Ergebnis ist eine verbesserte Produktivität deines Teams und seiner Mitglieder. Als Arbeitnehmer an einer Umfrage teilnahmen, nachdem ihre Teams Workflows automatisiert hatten, gaben 86 % an, dass sie die Änderung produktiver gemacht habe.

5. Verringere das Fehlerrisiko

Menschen benötigen bei der Arbeit ein Gefühl von Zielstrebigkeit und Produktivität, aber sie machen auch von Zeit zu Zeit Fehler.

Das gilt für alle von uns. Vielleicht klicken wir auf eine Taste und senden eine Entschädigung an K. Smith anstatt an J. Smith. Oder wir lesen eine „8“ als eine „9“ und geben die Zahl falsch in eine Tabelle ein, wodurch eine ganze Reihe von Berechnungen fehlerhaft wird. Solche Dinge passieren und wenn sie passieren, kostet es Zeit und Geld, um sie zu korrigieren.

Wenn du manuelle Prozesse automatisierst, verringerst du das Risiko von Schreibfehlern – manchmal eliminierst du es sogar.

Workflow-Automatisierung im Marketing

Die Workflow-Automatisierung kann nahezu jeden Geschäftsprozess verbessern, aber einige der direktesten Vorteile für deine Endergebnisse erzielst du durch die Automatisierung deines Marketings.

Anfängern ermöglicht die Workflow-Automatisierung, das Niveau an Personalisierung zu bieten, das heutige Kunden erwarten. Laut Dynamic Yield, geben mehr als 60 % der nordamerikanischen Verbraucher an, dass ihr Engagement größer ist, wenn sie eine E-Mail erhalten, die auf ihre Interessen zugeschnitten ist. Und 80 % ziehen es vor, von Marken zu kaufen, die Kundenerfahrungen personalisieren.

Wenn du alles manuell ausführst, ist eine effektive Personalisierung schwierig. Jemand muss die E-Mail-Liste für neue Abonnenten überprüfen und Begrüßungsnachrichten an diejenigen senden, die kürzlich beigetreten sind. Wenn du Kunden hast, die von der Bildfläche verschwunden sind, muss jemand ihre E-Mail-Adressen erkunden und eine „Wir vermissen dich“-Werbenachricht planen.

Die Automatisierung befreit dich von manuellen Aufgaben wie diesen, sodass du mehr Zeit hast, um dich auf Strategie, Analyse und Planung zu konzentrieren. Anstatt die meiste Zeit mit der Umsetzung von Kampagnen zu verbringen, kannst du an der Optimierung der Zielgruppenerfahrung arbeiten und ermitteln, welche Nachrichten die besten Ergebnisse erzielen.

Segmentierung

Bei der Zielgruppensegmentierung unterteilst du deine Zielgruppe in Untergruppen, wobei jede Untergruppe einer Reihe von Eigenschaften gemeinsam hat. Eine Bekleidungsmarke im Einzelhandel könnte beispielsweise Segmente etablieren, wie „20- bis 35-jährige Personen“, „Sportbegeisterte“ oder „20- bis 35-jährige Sportbegeisterte“. Die Marke könnte dann personalisierte Marketingkampagnen erstellen, die für die jeweiligen Gruppe relevant sind.

Mithilfe der Automatisierung kannst du Kontakte ohne manuelle Anstrengung segmentieren. Der Prozess wird effizienter und präziser, da die Software kein Segment vergessen wird.

Drip-Kampagnen

Eine der nützlichsten Automatisierungsmethoden im Marketing sind sogenannte Drip-Kampagnen. Mit einer Drip-Kampagne kannst du es einrichten, dass, basierend auf einem Ereignis oder der Interaktion eines Zielgruppenmitglieds, bestimmte Nachrichten in einer bestimmten Reihenfolge versendet werden.

Und so funktioniert es. Ein Kontakt interagiert auf eine bestimmte Weise mit deiner Marke, beispielsweise:

• Durch die Registrierung für deine Mailing-Liste
• Durch die Aufgabe einer Online-Bestellung
• Durch Kontaktaufnahme zu deiner Kundendienstabteilung
• Durch eine längere Kaufpause

Diese Aktion löst die erste E-Mail der Drip-Kampagne aus, die automatisch ausgesendet wird. Idealerweise enthält die E-Mail-Personalisierungen wie den Namen des Kontakts und einen Hinweis auf die von ihm unternommene (bzw. unterlassene) Handlung. Seine Reaktion (oder ausbleibende Reaktion) auf diese erste E-Mail löst den nächsten Schritt des Prozesses aus.

Angenommen, es handelt sich um eine Werbekampagne für eine Produktklasse, nach der die jeweilige Person online gesucht hat, und die erste E-Mail enthält ein Sparangebot zu diesem Produkt. Wenn der Empfänger die E-Mail ansieht, das Produkt aber nicht kauft, erhält er im kommenden Monat möglicherweise ein ähnliches Werbeangebot. Wenn er die E-Mail nicht öffnet, erhält er in acht Wochen gegebenenfalls eine „Wir vermissen dich“-E-Mail. Wenn er etwas kauft, wird er an eine andere Drip-Kampagne weitergeleitet.

Das Wunderbare an diesem Prozess ist, dass er vollkommen automatisch erfolgt. Niemand muss Zeit dafür aufbringen, zu überlegen, ob oder welche Nachricht einem Kontakt gesendet werden soll. Niemand muss die Versendung von E-Mail einplanen – alles erfolgt basierend auf einem Trigger.

Auf das Einkaufsverhalten abzielen

Mit Automatisierungen kannst du auch Personen ansprechen, die sich ansonsten deiner Reichweite entziehen würden. Denke beispielsweise an Remarketing-Ads und -E-Mails.

Eine Remarketing-Ad ist eine Nachricht, die du einem Kunden sendest, der deine Website besucht oder ein bestimmtes Produkt angesehen hat, seinem Warenkorb aber nichts hinzugefügt hat. Anschließend erhält die Person eine Ad oder eine Folge-E-Mail zu diesem Produkt, möglicherweise mit einem Werbeangebot.

Du kannst die Automatisierung auch verwenden, um Warenkorbabbruch-E-Mails einzurichten. Ungefähr 69 % aller Online-Käufer geben ihren Warenkorb auf, ohne zur Kasse zu gehen, aber du kannst einige dieser verlorenen Bestellungen zurückgewinnen, indem du die Person kontaktierst, sobald der Warenkorb aufgegeben wird.

Mailchimp-Benutzer erleben mit E-Mails zu abgebrochenen Warenkörben ungefähr 34 Mal mehr Bestellungen pro Empfänger, als mit Massen-E-Mails, die nicht personalisiert sind. Du entwirfst eine Nachricht, die zu deiner Marke passt und richtest ein, dass sie immer dann versendet wird, wenn jemand einen Warenkorb zurücklässt.

Auch in diesem Fall übernimmt die Automatisierung den größten Teil der Arbeit. Du musst das System ausschließlich darüber informieren, welche Handlungen anvisiert werden sollen und mit welchen Nachrichten.

Deshalb funktioniert Marketing-Workflow-Automatisierung

Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass deinem Team mehr Zeit zur Verfügung steht. Du kannst mit wesentlich weniger Aufwand deutlich personalisiertere Nachrichten versenden. Mailchimp macht es dir noch einfacher, indem die Ergebnisse dieser Nachrichten getrackt werden, sodass du mithilfe deines Dashboards mühelos herausfinden kannst, was am besten funktioniert. Und hierfür steht dir mehr Zeit zur Verfügung, wenn du weniger Zeit für das Planen und Versenden von E-Mails aufbringen musst.

Außerdem ermöglicht dir die Automatisierung, bestimmte Zielgruppensegmente einzurichten und anzuvisieren, sodass es dir leichter fällt, Beziehungen zu deinen Kontakten aufzubauen. Deine Zielgruppen werden beginnen, deine Nachrichten als relevant und wertvoll zu betrachten. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit von Klicks und Konversionen.

So erstellst du einen automatisierten Workflow

Um mit der Workflow-Automatisierung zu beginnen, musst du einen Prozess ermitteln, den du automatisieren könntest. Es könnten beispielsweise der Aufbau von Zielgruppensegmenten oder die Erstellung von Drip-Marketing-Kampagnen sein – oder beides. Alternativ könntest du damit beginnen, das Retargeting oder Warenkorbabbruch-E-Mails zu automatisieren.

Aber all das sind nur Ausgangspunkte. Du kannst für jeden Marketingprozess, der einen „wenn-dann“-Trigger beinhaltet, einen automatisierten Workflow erstellen: Wenn der Kontakt dieses tut, dann erhält er jene E-Mail, jene Google-Ad oder jene Ad in sozialen Medien.

Ziele festlegen

Nachdem du deinen Prozess ermittelt hast, entscheidest du, was die Automatisierung erreichen soll, indem du SMART-Ziele einrichtest. Wenn du beispielsweise den Prozess für Warenkorbabbruch-E-Mails automatisieren möchtest, besteht dein Ziel dann ausschließlich darin, die Anzahl der abgebrochenen Warenkörbe zu reduzieren? Das ist ein mögliches Ziel, aber nicht das einzige.

Du könntest die Workflow-Automatisierung auch verwenden, um den durchschnittlichen Bestellwert zu erhöhen. In diesem Fall solltest du einen Schritt weiter gehen und Produktempfehlungen an deine „Du hast etwas verpasst!“- Nachricht anhängen.

Wenn du eine Drip-Kampagne erstellst, solltest du konkret angeben, welche Handlungen die Besucher unternehmen sollen. Das ist immer dann ein wichtiger Schritt, wenn du innerhalb eines Prozesses mehrere Automatisierungen hast, da die Handlung des Empfängers den nächsten Schritt auslösen wird. Du weißt, dass der Prozess erfolgreich war, wenn die Handlung eines Kontakts deinem Endziel entspricht.

Mit deinem Team arbeiten

Informiere dein Team über dein Ziel und kommuniziere, was der Prozess zur Workflow-Automatisierung beinhalten wird. Sprich mit allen Personen, die an der Arbeit mit dem automatisierten Prozess beteiligt sind, damit sie wissen, welche Aufgaben sie zu erfüllen haben.

Es wird wahrscheinlich einige Personen geben, deren Verantwortlichkeiten sich aufgrund der Automatisierung ändern werden. Stelle sicher, dass sie wissen, dass sie nicht härter, sondern intelligenter arbeiten werden. Zeige ihnen, warum diese Änderung ihre Arbeit zufriedenstellender macht und ihnen dabei hilft, ihre Fähigkeiten besser einzusetzen.

Den Workflow erstellen

Automatisierte Workflows sind im Grunde Flussdiagramme, daher ist es am besten, sie in einem visuellen Format zu erstellen. Viele Automatisierungsprogramme, darunter auch das Feature zur Marketingautomatisierung von Mailchimp, ermöglichen dir die Erstellung deines Workflows anhand eines Drag-and-Drop-Tools. Das Tool ist ganz einfach und praktisch und du kannst deine Workflows jederzeit bearbeiten.

Lege einfach den Trigger und die ausgelöste Handlung fest. Überlege anschließend, was der Kontakt potenziell als Reaktion tun könnte. Was werden deine Trigger sein und was werden sie in deinem System auslösen? Probiere verschiedene Möglichkeiten aus, bis es dir richtig erscheint. Denke daran, dass du zu einem späteren Zeitpunkt, basierend auf deinen Ergebnissen, jederzeit Änderungen vornehmen kannst.

Deine Ergebnisse nach Einrichtung der Automatisierung bewerten

Wie auch bei allen anderen Bereichen im Marketing ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, wie deine Workflow-Automatisierungen abschneiden. Erzielen deine Drip-Kampagnen Ergebnisse? Falls nein: Welche Schritte funktionieren nicht?

Wenn alles gut funktioniert, wie kannst du dafür sorgen, dass es auch in Zukunft so bleibt?

Diese Fragen lassen sich am besten beantworten, indem du wichtige Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) ermittelst, wie:

• Öffnungs- und Click-Through-Raten
• Konversionsraten
• Durchschnittlicher Bestellwert
• Customer Lifetime Value
• Kampagnen-ROI

Die Kampagne, die du gestaltest, hängt vom jeweiligen Prozess ab, den du automatisiert hast. Wähle für jeden Prozess eine andere KPI und beobachte die Werte. Du wirst überrascht sein, wie viel mehr du erreichen kannst – mit denselben Ressourcen und demselben Zeitaufwand.

Beispiele für Workflow-Automatisierung

Automatisierte Workflows können viele Unternehmensprozesse verbessern, darunter:

• HR: Die Automatisierung des Personalwesens hilft Manager*innen Bewerber*innen schneller zu rekrutieren, und zwar mit Tools, die es ermöglichen, Keywords und Daten in Lebensläufen gezielt zu finden. Außerdem wird der Einstellungsprozess, einschließlich der Backgroundchecks, gestrafft und man spart sich viel Papierkram.
• IT: Die Automatisierung der Informationstechnologie kann die Zeit, die für die Bearbeitung von Problemen benötigt wird, durch die Zuweisung von Tickets und die Vermeidung von Duplikaten verkürzen. Sie kann auch genutzt werden, um Sicherheitsrisiken zu reduzieren und Sicherheitstools zur Verwaltung der Infrastruktur zu integrieren.
• Marketing: Marketingautomatisierung kann dir helfen, deine Zielgruppe zu segmentieren, um deine Kundschaft effektiver anzusprechen. Mit Drip-Kampagnen, automatisiertem Social-Media-Marketing und Segmentierung kannst du effektivere Marketingkampagnen auf der Grundlage von Benutzerverhalten und Kundendaten erstellen.
• Vertrieb: Automatisierung kann den Verkaufsprozess verbessern, indem sie es dir ermöglicht, Leads auf der Grundlage ihrer Position in der Customer Journey zu segmentieren. Du kannst auch die Kundenkommunikation und die Aktualisierung von Leads automatisieren, was sich auf den Verkaufsprozess auswirken kann.
• Buchhaltung: Die Automatisierung des Finanzwesens kann den Kontenabgleich sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung rationalisieren und gleichzeitig menschliche Fehler und das Risiko verringern. Automatisierungssoftware lässt sich auch in deine Finanztools integrieren, um Buchhaltung, Rechnungswesen und Berichterstattung zu vereinfachen.

Nutze Mailchimp für die Workflow-Automatisierung

Die Automatisierung von Marketingworkflows kann die Produktivität steigern und menschliche Fehler vermeiden, um bessere und effektivere Marketingkampagnen zu ermöglichen. Mit den E-Mail-Marketingautomatisierungstools von Mailchimp kannst du personalisierte, Automatisierungs-Workflows für jedes Kundensegment erstellen, indem du triggerbasierte Nachrichten einrichtest und E-Mails für den Zeitpunkt planst, zu dem mit mehr Konversionen zu rechnen ist.

Das Customer-Journey-Mapping-Tool von Mailchimp hilft dir dabei, die verschiedenen Auslöser zu visualisieren, die du für Kund*innen auf der Grundlage ihrer Position in der Customer Journey festlegst, damit du die richtigen Leute zur richtigen Zeit erreichst.